Spezialisierung

Notariatssekretär/in

telefonieren, faxen, einordnen, dokumentieren, verwalten

Was macht ein/e Notariatssekretär/in?

Wenn es um Recht und Beurkundung geht, gibt es keine Schleichwege oder Hintertüren. Daher gehört diese Arbeit in die Hände von Notaren und Notarinnen, erfordert jedoch eine ebenso zuverlässige Handhabung wie die der Notariatssekretäre und Notariatssekretärinnen.

Sie erledigen weitgehend selbstständig administrative Aufgaben in Anwalts-, Wirtschafts- oder Notariatskanzleien, Grundbuchämtern, HR- und Rechtsabteilungen von grösseren Unternehmen oder in grösseren politischen Gemeinden und Städten (z.B. Sekretariat eines Polizei- oder Sozialdepartements). Die Sekretäre und Sekretärinnen führen Sekretariatsarbeiten aus, kümmern sich um Dossier- und Terminverwaltung inklusive Fristenkontrolle und Mandatseröffnung. Sie bearbeiten kompetent juristische Dokumente wie Rechtsschriften, Urkunden und Verträge. Sie pflegen aber auch den Kontakt zu Klientinnen und Klienten, Behörden und Gerichten.

Gewisse Notariatssekretäre und Notariatssekretärinnen verfügen über die Weiterbildung Notariatssekretär/in mbA (mit besonderen Aufgaben) mit Fachprüfung im Beurkundungs- und Grundbuchbereich. Diese sind befugt zum selbstständigen Abwickeln von Grundstückgeschäften.

Was und wozu?

• Damit die rechtlichen Fristen eingehalten werden, behält der Notariatssekretär die Termine im Auge und kümmerst sich um die Dossier- und Terminverwaltung, die Fristenkontrolle und Mandatseröffnungen.
• Damit der Notar entlastet wird, hilft ihm die Notariatssekretärin bei der Bearbeitung von juristischen Dokumenten und bei der Ausfertigung von Rechtsschriften, Urkunden und Verträgen.
• Damit die rechtlichen Urkunden mit einem erklärenden Begleitbrief versendet werden können, führt der Notariatssekretär die Korrespondenz nach Diktat oder selbstständig.
• Damit alle Beteiligten stets auf dem selben Wissensstand sind, fungiert die Notariatssekretärin als Kontaktperson für die Klienten, Behörden und Gerichte.